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 Qué aporta la Inteligencia Artificial (IA) a la

 Gestión Documental 

 

Introducción

La inteligencia artificial (IA) ha revolucionado la forma en que las empresas y organizaciones manejan sus documentos, información y la extracción de metadatos. La IA es capaz de automatizar y optimizar procesos de gestión documental, mejorando la precisión, eficiencia y velocidad de estos procesos.

Con IA, la gestión de documentos es más eficiente y precisa que nunca. Puede ayudar a identificar patrones en documentos, automatizar tareas mundanas como la entrada de datos e incluso sugerir cambios para mejorar la calidad general de un documento. 

El uso de IA en la gestión de documentos también ayuda a reducir los errores humanos al tiempo que proporciona información en tiempo real sobre cómo se gestionan los documentos de una empresa. Esto ayuda a las organizaciones a ahorrar tiempo y dinero al tiempo que garantiza que sus documentos estén siempre actualizados y seguros.

¿Qué es la Inteligencia Artificial?

La inteligencia artificial es un campo de la ciencia relacionado con la creación de computadoras y máquinas que pueden razonar, aprender y actuar de una manera que normalmente requeriría inteligencia humana o que involucre datos cuya escala exceda lo que los humanos pueden analizar. 

La IA es un campo amplio que abarca muchas disciplinas diferentes, incluidas la informática, el análisis de datos y las estadísticas, la ingeniería de hardware y software, la lingüística, la neurociencia y hasta la filosofía y la psicología. 

¿Qué es la Gestión Documental?

Conforme indica la norma ISO 15489-1 (Información y documentación – Gestión de Documentos) la gestión documental consiste en controlar de un modo eficiente y sistemático la creación, la recepción, el mantenimiento, la utilización y la disposición de los documentos.» 

 

Aplicaciones más comunes de la IA en la Gestión Documental

A continuación, se presentan algunas de las aplicaciones más comunes de la IA en la gestión documental:

1. Reconocimiento óptico de caracteres (OCR): la tecnología OCR se utiliza para escanear y convertir documentos físicos en archivos digitales. La IA se utiliza para mejorar la precisión del OCR al reconocer automáticamente los caracteres y corregir los errores de reconocimiento.

2. Clasificación automática de documentos: la IA se puede utilizar para clasificar automáticamente los documentos en categorías específicas según su contenido, palabras clave, metadatos, etc.

3. Extracción de información: la IA puede ayudar a extraer información importante de los documentos, como nombres, fechas, direcciones, números de teléfono, etc. Esto puede ahorrar tiempo y aumentar la precisión en la búsqueda de información.

4. Búsqueda de documentos: la IA puede ayudar a encontrar documentos específicos mediante la utilización de algoritmos de búsqueda avanzados. Los usuarios pueden buscar por contenido, palabras clave, metadatos y otros criterios.

5. Identificación y eliminación de documentos duplicados: la IA puede detectar y eliminar documentos duplicados para evitar la redundancia y reducir el espacio de almacenamiento.

6. Análisis de tendencias y patrones: la IA se puede utilizar para analizar grandes cantidades de documentos y extraer información valiosa sobre las tendencias y patrones en el contenido. Esto puede ayudar a las organizaciones a tomar decisiones informadas sobre sus procesos y estrategias.

7. Automatización de procesos: la IA se puede utilizar para automatizar los procesos de gestión documental, lo que puede reducir el tiempo y los costos asociados con la gestión manual de documentos.

¿Qué desafíos existen al implementar la IA en la Gestión Documental?

Algunos desafíos que se pueden presentar al implementar IA en la gestión documental son:

1. Falta de datos de calidad.

2. Falta de recursos y presupuesto.

3. Falta de habilidades y conocimientos técnicos.

4. Falta de confianza en la tecnología.

Para superar estos desafíos se pueden tomar algunas medidas como:

1 . Asegurarse de que los datos sean de calidad y estén disponibles en cantidad suficiente.

2. Asignar recursos y presupuesto adecuados para el proyecto.

3. Capacitar al personal para que tenga las habilidades y conocimientos técnicos necesarios.

4. Comunicar los beneficios de la tecnología y fomentar la confianza en ella

Entonces. ¿Está todo resuelto con la IA aplicada a la Gestión Documental?

La inteligencia artificial (IA) ofrece grandes oportunidades para mejorar la gestión documental en las organizaciones, pero también presenta algunos desafíos y limitaciones que deben ser considerados. Algunas de las limitaciones actuales de la IA aplicada a la gestión documental son:

 1. La calidad y cantidad de los datos: la IA depende de los datos para aprender y mejorar sus capacidades de análisis, clasificación y extracción de información. Sin embargo, no todos los datos son válidos o relevantes para el propósito de la gestión documental. Además, se requiere una gran cantidad de datos para entrenar los modelos de IA y garantizar su precisión y fiabilidad .

2. La seguridad y privacidad de los datos: la IA implica el uso de datos personales o confidenciales que pueden ser vulnerables a ataques o filtraciones. Esto puede comprometer el bienestar de las personas o el cumplimiento de las normativas legales. Por ello, es necesario implementar medidas de seguridad y protección de datos, como la encriptación, la autenticación o el control de acceso .

3. La ética y la transparencia de la IA: la IA puede generar sesgos o discriminaciones en sus decisiones o resultados, debido a factores como la calidad de los datos, el diseño de los algoritmos o la interpretación humana. Esto puede afectar a los derechos y valores de las personas o grupos involucrados. Por ello, es necesario establecer criterios éticos y transparentes para el desarrollo y uso de la IA, así como mecanismos de supervisión y rendición de cuentas.

Conclusiones

En resumen, la IA ofrece numerosas ventajas para la gestión documental, incluida la mejora de la precisión y la eficiencia en la búsqueda y clasificación de documentos, lo que puede mejorar la productividad y reducir los costos de las organizaciones.

AUTOR

Rafael Antona

Rafael Antona es licenciado en CC. Químicas en la especialidad de Ciencia de los Materiales e Ingeniería Metalúrgica por la Universidad Complutense de Madrid (U.C.M), Curso Superior en Ingeniería de Calidad por la Fundación Confemetal y Master MBA por el ICADE Business School de la Universidad Pontificia de Comillas. Con una dilatada experiencia nacional como internacional en implantación de  Gestión de Proyectos de Sistemas de Información, Consultoría de Sistema de Gestión  y Modelos de Excelencia es Sales&Business Development Director de SoftExpert Software España. 

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