El Desafío

Todos los días las organizaciones crean un volumen inmenso de contenido no estructurado, que incluye órdenes de compra, registros de empleados, informes financieros, formularios, facturas fiscales, contratos, procedimientos internos, diseños de ingeniería, e-mails, entre otros. El desafío de lidiar con papeles, contenidos digitales, registros y documentos aumenta cada vez más. Estudios muestran que el contenido no estructurado comprende 80% ó más de toda la información corporativa y viene creciendo entre 65% a 200% al año, dependiendo del segmento.

En la mayor parte de las empresas, es común que contenidos en papel y digital se encuentren en situación de “caos no administrado”. Este contenido es almacenado en múltiples locales, tales como medios de almacenamiento de computadoras, uso compartido de red, carpetas de archivos y ficheros, sin la taxonomía consistente para identificar su naturaleza. Con eso, los usuarios enfrentan dificultades para encontrar y reutilizar los contenidos necesarios para las actividades del día a día. Como resultado, es perdido mucho tiempo en la búsqueda y en la reautoría de informaciones. Eso también incentiva prácticas menos eficientes, como el uso de e-mail en lugar de una herramienta colaborativa de gestión documental.

La Solución – SoftExpert ECM

SoftExpert ECM es una solución robusta 100% web, que ofrece todos los principales recursos necesarios para crear, capturar, administrar, almacenar, preservar y distribuir contenidos relacionados a los procesos organizacionales. Es la solución perfecta para centralizar contenido no estructurado y administrar su ciclo de vida por completo.

La solución provee un conjunto de tecnologías de gestión de contenido corporativo, a través de una plataforma que incluye la gestión de documentos y registros, flujos de trabajo, búsqueda y archivado, así como aplicaciones específicas, tales como la gestión de contratos y la gestión de documentos de ingeniería, todos integrados en un único ambiente.

Debido a la robustez y flexibilidad de la herramienta en administrar procesos orientados al contenido, es posible analizar y clasificar documentos estructurados, tales como formularios, o documentos no estructurados, tales como solicitudes o registros informales. Una vez que los documentos fueron clasificados, SoftExpert ECM usa el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para capturar automáticamente las informaciones relevantes para el negocio. Como resultado, elimina la entrada manual de datos, agiliza las operaciones y acelera la disponibilidad de los datos en el sistema.

Gestión de Contenido Empresarial – ECM

Principales Beneficios

  • Centraliza todo el contenido de la empresa en un único ambiente, agilizando el acceso a la información.
  • Reduce gastos con almacenamiento de documentos físicos.
  • Minimiza la necesidad de impresión de documentos y tramitación de papel.
  • Garantiza la atención a requisitos legales y regulatorios.
  • Simplifica y acelera los procesos de creación, revisión y publicación de documentos.
  • Amplía la capacidad de colaboración, estimulada por el acceso al contenido en tiempo real.
  • Elimina atrasos e ineficiencias por cuenta de documentos obsoletos y procesos manuales.
  • Eleva la productividad por toda la empresa, a través de la estandarización de los procesos de control de documentos.
  • Automatiza el reconocimiento de los caracteres y reduce riesgos de indexación incorrecta de contenido.
  • Proporciona visibilidad total sobre actividades, plazos y carga de trabajo de los equipos, permitiendo identificar desvíos y cuellos de botella.
  • Asegura mayor sustentación a las iniciativas de gobernanza, riesgos y compliance [GRC], permitiendo acceso seguro al contenido corporativo, estandarizando actividades y aplicando retención de contenido con base en políticas.

Recursos

Visión General

Retorno sobre la inversión (ROI)

De forma creciente, el ECM ha sido visto como una aplicación empresarial y tecnología fundamental en la reducción de costos administrativos,  perfeccionamiento de la eficiencia organizacional y para el crecimiento de la rentabilidad. 

Generalmente, cuando profesionales discuten el ROI de una inversión, están principalmente pensando sobre beneficios “financieros”, ya que ROI es típicamente visto como una medida de reducción de costo o aumento de beneficio directamente atribuido a una inversión realizada. Sin embargo, hoy, las organizaciones deben también considerar los beneficios “no financieros” de una inversión. 

Beneficios Financieros engloban los impactos sobre el presupuesto y las finanzas empresariales, tales como, reducción de costo o aumento de ingreso. Este es solamente un aspecto del ROI.

 

 

Material destacado

  • EBOOK
Guía completa para dejar el papel
Lea este e-book y aprenda cómo evolucionar del papel para lo digital, permitiendo la gestión y consulta de documentos de forma remota y segura, reduciendo costos y aumentando la productividad
  • EBOOK
Cómo mejorar la gestión de documentos de su empresa
Lea este eBook y conozca algunas estrategias que lo ayudarán a maximizar todo el potencial de su proceso de gestión de documentos.
  • EBOOK
5 procesos estratégicos para el éxito en ECM
Lea este eBook y conozca 5 procesos estratégicos para el éxito en ECM.

Conozca también

SoftExpert Software España

All trademarks, trade names, service marks, and logos referenced herein belong to SoftExpert Software S.A and respective companies.

Política de Privacidad