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SoftExpert Documento

Gestión de Documentos y Registros

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La gestión, la entrega y el control de documentos son esenciales para cualquier organización. Todos los días, las empresas generan y reciben cantidades enormes de información – propuestas, documentos de RRHH, informes financieros, órdenes de compra, contratos, documentos de calidad, diseños de ingeniería, formularios, anuncios, e-mails, entre otros. Más de 90% de esa información es almacenada en documentos impresos y electrónicos. Sin administrar de manera eficiente documentos que soportan procesos, las empresas no podrán agregar valor al negocio. Además, los documentos no deben simplemente ser distribuidos de manera inteligente para apoyar las actividades del día a día. Ellos deben ser controlados de punta a punta, para proteger los activos corporativos y evitar litigios más tarde.

SoftExpert Documento es un software que permite que las organizaciones automaticen de forma eficaz y eficiente la gestión de documentos electrónicos y en papel a lo largo de todo su ciclo de vida – capturar, crear, clasificar, publicar y almacenar, archivar y destruir. Cualquier persona autorizada – funcionarios, clientes, proveedores o aliados – puede administrar y trabajar en sus documentos de forma segura, a cualquier hora y en cualquier lugar.

SoftExpert Documento es un Sistema de Gestión de Documentos, que mejora significativamente la comunicación y el trabajo en equipo en todos los departamentos y áreas funcionales. Ayuda en la organización, en la gestión y mantiene el control de los documentos de modo que cualquier persona pueda fácilmente encontrarlos siempre que precise.

SoftExpert Documento también minimiza los riesgos y costos asociados a un número creciente de procesos de conformidad reglamentaria y gobernanza corporativa, como los relacionados con la ISO 9000 – Gestión de Calidad, Sarbanes-OxleyFDA 21 CFR Parte 11 – Mantenimiento de Registros Electrónicos, Buenas Prácticas de Fabricación, ISO 14000, ISO 45001 y otros.

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Recursos

  • Capturar / Crear
  • Gestión / Revisión
  • Entregar / Publicar
  • Guardar / Publicar

Capturar / Crear

  • Clasificación jerárquica de documentos en categorías.

  • Soporte a cualesquiera tipos de archivos sin la modificación de su formato original.

  • Integración perfecta con suites de productividad en nube populares (Office 365, Google Docs), aplicaciones desktop como Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Visio) y Open Office, softwares de diseño CAD (Autocad, Inventor, Microstation, SolidWorks, SolidEdge, etc.), Adobe PDF, Corel Draw, editores de imagen y muchos otros;

  • Uso de modelos en los procesos de creación y revisión de documentos.

  • Almacenamiento de los archivos en banco de datos o en servidores distribuidos con mecanismos de compresión y protección por contraseña.

  • Integración de contenido con sistemas CRM o ERP corporativo.

Gestión / Revisión

  • Auditoría de acceso sobre las acciones ejecutadas (visualización, inclusión, exclusión e impresión de documentos).

  • Control de revisión de documentos utilizando workflow estándar o personalizado de acuerdo con las necesidades de negocio;

  • Definición de los derechos de acceso a los documentos por grupos de usuario y tipos de documento.

  • Mecanismo de seguridad para restricción de copia e impresión de documentos.

  • Marca de agua para identificación de copia controlada en la impresión de documentos.

  • Control de envío, recibimiento y cancelación de copias de documentos impresas o distribuidas por e-mail.

  • Emisión de listas maestras a partir de diversos criterios de clasificación.

  • Control de check-in y check-out para garantizar que un mismo documento no sea editado simultáneamente por varias personas.

  • Marcaciones (markup) y opciones de control de cambios para el rastreo de alteraciones específicas en un documento.

  • Firma digital sello de tiempo en documentos y en archivos PDF atendiendo a requisitos de reglamentos y conformidades, permitiendo incluso la integración con las plataformas DocuSign y ClickSign;

Entregar / Publicar

  • Búsqueda de documentos a partir de cualesquiera datos como número, asunto, palabra clave, etc..

  • Aplicaciones para visualización de documentos on-line y off-line, compatibles con Windows y dispositivos Android (Verifique versiones homologadas).

  • Búsqueda avanzada por textos en el propio cuerpo de los documentos [Full-Text Search];

  • Ejecución de las tareas de aprobación y publicación de documentos, a través del web browser en dispositivos móviles;

  • Visualizador propio para decenas de formatos de archivo, como Word, Excel, Autocad, formatos de imagen (bmp, tiff, jpeg, etc.);

Guardar / Publicar

  • Repositorios controlados que optimizan espacios y reducen el riesgo de cuestiones legales y conformidad.

  • Tabla de temporalidad para determinar el plazo de guardado de un documento y su destino después de este plazo.

  • Archivado de documentos para definir cómo preservar y evitar riesgos legales por la retención de los mismos.

  • Eliminación de documentos obsoletos sólo cuando sea posible excluirlos.

Material destacado

  • EBOOK
Guía completa para dejar el papel
Lea este e-book y aprenda cómo evolucionar del papel para lo digital, permitiendo la gestión y consulta de documentos de forma remota y segura, reduciendo costos y aumentando la productividad de los equipos.
  • EBOOK
Cómo mejorar la gestión de documentos en su empresa
Lea este eBook y conozca algunas estrategias que lo ayudarán a maximizar todo el potencial de su proceso de gestión de documentos.
  • EBOOK
5 Procesos estratégicos para el éxito en ECM
Lea este eBook y sepa cómo seleccionar la mejor solución de BPM, llevando la mejora de procesos para el próximo nivel

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